こんにちは。
西新宿駅直結の貸し会議室・レンタルオフィス「モバフ新宿アイランド」です。
今まで、個室オフィスやシェアオフィスについて少しお話させていただきましたが、今回はその2つに次ぐ、レンタルオフィスの代表プラン「バーチャルオフィス」について少しお話させて頂こうかと思います。
バーチャルオフィスとは
「あたかもそこに会社が存在しているような仮想的な事務環境」のことです。
例えば、自宅のPCの前で仕事・作業が完結していたり、基本的に取引先間を移動していて一日が終わっていたり…そのようなビジネススタイルで、「物理的なオフィス空間」を所有・賃借する必要はないが、会社の登記用に（取引先への信用面等の問題もあり）自宅以外の住所や電話番号が欲しいという方にピッタリなのが、この「バーチャルオフィス」という形態のサービスです。
形式上の会社の「住所」と「電話番号」を貸し出していて、さらに郵便物の受け取り代行や電話応対の代行などのサービスを合わせることで、仮想的に「その住所・電話番号に会社が存在している」という形を整えることが可能です。
個室オフィスタイプのように物理的な空間を所有したり、シェアオフィスタイプのように定期的に施設利用をしない分、一番安価に借りることが出来、特に起業時の経費を削減できるなどのメリットが目立ちます。
さらに、都心部の一等地（ビジネス街）に会社の住所をおくことができるというメリットは、特にB2Bビジネスをしている場合などの信用度に影響することもあります。
バーチャルオフィスは起業資金を上手にやりくりしたい起業家のみなさんにとっては有効な選択肢になります。
ただし、メリットばかりではありません。
バーチャルオフィスを利用する際は、下記のデメリットを事前に理解しておく必要があります。
- 法人銀行口座の開設が難しい場合がある。
- 社会保険・雇用保険の申請が難しい場合がある。
- 許認可の取得が難しい場合がある。
- 操業融資の受給が難しい場合がある。
- 他社と住所が重複する（これは、バーチャルオフィスだけでなくレンタルオフィスの場合も同様です。）
これらのほとんどが、「会社の実態があるものとして、バーチャルオフィスで認めてもらえるか」というものです。 その答えは、多くの場合提供元である運営会社のサービス・質・内容によって左右されます。
バーチャルオフィスは、大きく分けてそれ専門で提供している場合と、レンタルオフィスが提供している場合の2つに分かれます。
バーチャルオフィスとひとくちでいっても、運営会社によって提供されるサービスには差があります。電話の転送のみ提供のところ、郵便物の受け取り代行をしてくれるところなど…。
バーチャルオフィスでは住所と電話番号を借りるわけですから、事前に
- 会社へ届く郵便物の対応
- 会社の固定電話へかかってくる電話への対応
- 会社を訪ねてきた来客への対応
最低でもこの三点は事前に確認しておくことを、強くおすすめします。
特に電話対応に関しては、別途費用の場合がほとんどですので、その質は自分で電話をしてみて確かめる方が良いです。電話口でお客様を怒らせてしまってからでは、取り返しがつきませんので、慎重にご確認ください。
（己が常駐しているオフィスではない分、上記のサービス面が時によって会社の顔になることが多いです）
また、会社としての登記を目的としている場合は、事前に「このバーチャルオフィスの住所で会社登記を行っても良いか」も念のため確認してください。
多くの場合は、可能となっておりますが、一部バーチャルオフィスでは登記不可となっている場合もあります。
余談ですが、「他社と住所が重複」することはバーチャルオフィスおよびレンタルオフィスを利用している以上、仕方のないことです。
その中でバーチャルオフィスを利用する場合は「あたかも会社をドドーンと一見構えていることを装う」のではなく、「レンタルオフィス（サービスオフィス）を利用して会社を運営している」というスタンスでお取引先へ向き合うことをお勧めします。
（その為、個人的には会社としてメインの住所に使用する場合は、バーチャルオフィス専門の施設よりもレンタルオフィス（サービスオフィス）が提供しているものをおすすめします）
バーチャルオフィスで、そこにオフィス実態はないのだ…と何かの拍子に信頼を失墜させてしまうリスクを、事前にレンタルオフィス（サービスオフィス）なのですが…と自ら打ち明けてしまった方がその後の関係は良好なのかな、と個人的には思っています。
その場合、忘れてはいけないのが利用しているレンタルオフィスのセキュリティー面の話もしておくことをお忘れなきよう。
また、レンタルオフィス（サービスオフィス）の提供しているバーチャルオフィスを利用するメリットは他にもあります。
それは、「来客対応」が可能だということ。
お客様とのお打合せが、先方の会社でのみ行われるとは限りません。小さな会社やできたばかりの会社だからこそ、実際にオフィス環境などを見て信頼して取引するに値するかどうか等、「お客様訪れ」こちらの会社での打ち合わせを希望される場合もあります。
その場合、バーチャルオフィスでは「仮想」であり、打ち合わせスペース等困るはず…レンタルオフィス（サービスオフィス）では、入居者だけでなく、バーチャルオフィスとして登録している方でも必要に応じて時間貸しで個室（貸し会議室・ミーティングルーム）を利用可能な場合が多いです。
併せて、サービスオフィスを選択した場合、「来客時の受付対応」までつきますので、オフィスの信ぴょう性が増すといえましょう。
在宅でのビジネスの効率化などが注目される今、「バーチャルオフィス」という選択をする上で、このように今までお話ししたようなデメリットなどをきちんと理解し、お役にたてれば幸いです。
最後に、西新宿駅直結の貸し会議室・レンタルオフィス「モバフ新宿アイランド」では、「サービスオフィス」として“バーチャルオフィスプラン”のご提供をさせていただいております。
法人登記可・郵便物の受け取り保管・専用電話番号およびFAX番号・電話秘書を始め、必要に応じて貸し会議室などもメンバー料金で時間貸しにてご提供させていただき、お客様の快適なビジネスの一助となるようなサービスの提供を心がけております。
次回は、レンタルオフィス・サービスオフィス・シェアオフィス、さらにはバーチャルオフィスにおいて事前に理解しておかなければいけない、他社との住所の重複における信頼性への影響と対策である「社名プレート」についてお話させていただく予定です。