こんにちは。
西新宿駅直結のレンタルオフィス・貸し会議室「モバフ新宿アイランド」です。

空間丸ごとすべてを借り受ける「賃貸オフィス・貸事務所」とは異なり、「共有部分」が存在し、多くに事業者がさまざまな形で同じオフィスを使用する「レンタルオフィス」ならではの「郵便物」について少しお話しさせていただきます。

まず、レンタルオフィス・シェアオフィス・バーチャルオフィスにおける郵便物のやりとりの形が、現在どのようなタイプのものがあるのかですが…


＊ 郵便物受け取り代行
（受け取り印が必要なものを代行するかは、各社異なります）
→主に、受付スタッフが常駐しているタイプの「サービスオフィス」に多いです。
　　入居者の代わりに「運営会社スタッフ」が郵便物を受け取り・保管を行います。
　　受付やエントランスの規模にもよりますが、はがきや封筒だけでなく小包の様なある程度の大きさの郵便物も受け取り・保管する場合が多いです。
　　■サービスオフィスの受付にて保管→直接手渡し又は希望者へ郵送
　　■サービスオフィスの受付にて保管→転送（入居者の実利用頻度に関わらず、定期的に全て転送）
　　入居者の代わりに受け取ったものを最終的にどうするのか…は、様々です。

＊ 郵便物発送代行
　→主に、受付スタッフが常駐しているタイプの「サービスオフィス」に多いです。
　　入居者から預かった郵便物を、まとめて郵便局などに持ち込み発送します。
　　（頻度や対応可能なサイズはオフィスによりさまざまです）

＊ 郵便用個別の私書箱をオフィスに完備

　→主に、小規模~中規模ビルにあるタイプのレンタルオフィスに多いです。
　　例えば、マンションの郵便受けのように小さな鍵付郵便受けが入居者ごとに割り振られており、入居者が各自で管理する形です。
　　小包など、郵便受けに入らない大きさの郵便物があった際は、配達員から入居者に直接連絡が入り、それぞれの対応をとることとなります。

＊ 郵便物の個別転送
　→受け取り代行後の転送は、決められた期間内に届いた郵便物を1口に「まとめて」転送することが多いのに対して、郵便物が届いた都度個別にそのまま転送するのがこのタイプです。

郵便でのやりとりの頻度や、重要性は個々に違いますので、ぜひ自身に合った「郵便」サービスを提供している、レンタルオフィスを選んでください。

とくに、「バーチャルオフィス」の利用を考えていらっしゃる方は一番重要といっても過言ではないのがこの「郵便物」に対するサービスです。

基本的にバーチャルオフィスでは「いかに“実際に入居しオフィスを構えている”ように見せるか」が大命題となりますので、どうしてもオフィス実態と直結しやすい「郵便物の受け取り」については取引先やお客様の目が厳しくなるところです。

余談ですが、今お話しした中で最も多くのレンタルオフィスで採用されているのは『郵便物受け取り代行』タイプです。
とはいえ、同じ『郵便物受け取り代行』というサービスでも内容が少しずつ違いますので、気になるオフィスを見つけた際は、面倒でも一度直接問い合わせて確認をしておいたほうが良いでしょう。
（保管数や保管期間、受け取り代行可能な郵便物の制限など）

併せて、「電話番号」や「FAX」等のサービス内容も「郵便物」同様に、オフィスをオフィスとして使うためには必要不可欠な部分です。


電話番号については、東京であれば「03」から始めまる固定番号の取得の可否。
FAXにおいても、専用個別番号と転送サービスの可否。

なんとなく「できるはず」だろうと、思ってしまいがちな基本項目ですが、細部はすこしずつ各社異なりますので、ご注意ください。

最後に、モバフ新宿アイランドでは、受付（コンシェルジュ）による郵便物の受け取り代行サービスをご提供させていただいております。


次回は「レンタルオフィス（シェアオフィス）のセキュリティーについて」の予定です。